Jak rozvíjet podnikání a přitom zvládat péči o zaměstnance?
I v malých firmách je potřeba řešit zdravotní prohlídky, mzdovou agendu nebo správu benefitů. Jenže samostatné HR oddělení ve start-upech většinou chybí, a tak se podobné věci odehrávají za pochodu. Naštěstí existují profíci, kteří mají péči o zaměstnance v malíku. Spočítáme, kdy se vyplatí je najmout.
Péče o zaměstnance vyžaduje stanovení jasných pravidel
Dokud ve firmě pracuje jen několik málo lidí, řízení lidských zdrojů zvládá řešit majitel nebo některý ze zaměstnanců. Když se tým zvětšuje, počet úkolů roste a hlavně se neustále opakují – a právě v tu chvíli už se vyplatí přemýšlet o standardizovaném postupu. Někdo musí připravovat nástup nových zaměstnanců, hlídat pracovněprávní dokumentaci a povinná školení, řešit odměňování nebo se starat o další vzdělávání lidí.
Nemusíte hned budovat samostatné HR oddělení – stačí zavést několik základních pravidel. U nástupu nového kolegy pomůže jednoduchý checklist, podle kterého firma připraví smlouvu, techniku a přístupy, zajistí potřebná školení a seznámí nováčka s jeho prací i týmem. Stejně systematicky je dobré postupovat při odchodu zaměstnance, kdy je potřeba vedle administrativy vyřešit předání práce, vrácení firemního vybavení a odebrání přístupů.
Ani hodnocení zaměstnanců nemusí v malé firmě znamenat hromadu složitých formulářů. Důležité je především poskytnout pravidelnou zpětnou vazbu a dát lidem jasně najevo, co se od nich očekává. A samozřejmě s nimi průběžně komunikovat o možném růstu nebo specializaci.
Jasná pravidla se vyplatí nastavit také pro odměňování a řešení problémů mezi zaměstnanci. S rostoucím týmem je stále obtížnější spoléhat na to, že všechny individuální dohody, požadavky nebo konflikty se vyřeší jen na základě slovní dohody.
Vlastní personalista, nebo HR outsourcing?
Firmy, které se teprve rozjíždějí, řeší každou korunu. Výhodou outsourcovaného řešení je, že ho můžete škálovat. Když naopak přijmete vlastního personalistu, prvotní náklady jsou vyšší. Výhodou externího řešení je také zkušenost najatého specialisty – HR agendu řeší denně, ví, co firmy nejvíc bolí, co je naopak zbytečné a věci řeší rychle a efektivně.
Finální slovo ale mají čísla. Při rozhodování má proto smysl spočítat, kolik času dnes majitel, případně jiný člověk ve firmě, s personální agendou tráví, případně, jaké velké starosti s ní má office manažer nebo další zaměstnanci. Představme si modelový příklad – pokud dva lidé stráví HR operativou dohromady deset hodin týdně, za měsíc je to přibližně 43 hodin práce. Při interním nákladu 500 Kč za hodinu stojí tento čas firmu přes 21 tisíc Kč měsíčně – a to bez hodnoty práce, které se lidé během této doby nemohli věnovat.
HR outsourcing dává smysl zejména tehdy, pokud firma zatím nepotřebuje personalistu na plný úvazek, ale personální agenda už zabírá významnou část času ostatních lidí. Výhodou je také možnost rozsah spolupráce měnit. Externí specialista může jednou pomoci s revizí pracovněprávní dokumentace, jindy nastavit onboarding nebo pravidla hodnocení a v období rychlého růstu převzít větší část personální agendy. A když spolupráce půjde dobře, můžete se domluvit i na hledání manažerů nebo málo dostupných specialistů.
Jak spolupráce s externím specialistou probíhá?
Většinou u dobré kávy, kde si odborník na HR nejdřív zmapuje situaci – doptá se na současně dění ve firmě, její priority a očekávání. Zajímá ho nejen to, které personální činnosti firma potřebuje převzít, ale také jak funguje tým, jaká je firemní kultura a kde dnes vznikají největší problémy.
Na základě toho vznikne plán spolupráce s konkrétními cíli, harmonogramem a rozdělením odpovědností. Firma si může nechat externě řešit jen vybranou oblast, například nábor, administrativu nebo onboarding, případně předat specialistovi větší část HR agendy.
Po spuštění spolupráce externí personalista řeší dohodnuté úkoly přímo s vedením a manažery a reaguje na aktuální personální potřeby. Průběžně se zároveň sleduje, co funguje a kde je prostor procesy zjednodušit nebo upravit.
Součástí HR outsourcingu proto bývá také pravidelný reporting a vyhodnocování výsledků. Rozsah spolupráce se může postupně měnit podle toho, jak firma roste a jaké personální potřeby právě řeší.
Přidejte si Plzeňoviny na domovskou stránku Seznam.cz.