Jak vystavovat faktury v souladu s legislativou a vyhnout se tahanicím s finančním úřadem?

Chcete-li se vyhnout zbytečným nesrovnalostem a „opletačkám“ s úředníky, udělejte si pořádek v účetnictví. Jinak si na vás finanční úřad posvítí, zkomplikuje vám život a v horším případě udělí nepříjemné sankce. Na oboru vašeho podnikání nezáleží, následující informace platí pro každého.

Co vám hrozí za nesprávně vystavené doklady?

Finanční úřad může za špatně vystavenou fakturu (tj. za doklad bez příslušných formálních záležitostí) udělit sankci od 500 Kč výše. Pokuta přitom hrozí i podnikatelům, kteří se nedopustili trestného činu krácení daní. Proto je vhodné upustit od ručního vystavování faktur a používat kvalitní fakturační software, který účetní agendu zpřehledňuje a v mnohém usnadňuje.

Zároveň mějte na paměti, že doklad bez nezbytných formálních náležitostí vám může působit výrazně komplikace při žádosti o dotace, a to i v případě, že je žadatelem třetí osoba a vy figurujete pouze jako subdodavatel.

Paradoxně byste si měli pohlídat také doklady, které vám posílají dodavatelé. Odběrateli nesprávně vystavené faktury hrozí vyloučení fakturované částky z daňových nákladů a DPH na vstupu a další sankce za neoprávněné uplatnění snížení daně.

Faktura musí prokazovat, že nedochází k švarcsystému

Finanční úřad vás může popotahovat i za online faktury, které jsou na první pohled zcela v pořádku. Ke klíčovým prvkům patří text – musíte ho koncipovat tak, aby jasně prokazoval, že mezi vámi a odběratelem nedochází k provozování tzv. švarcsystému (práce se znaky závislé činnosti).

Předmět plnění by měl být konkrétní a na první pohled srozumitelný. Vyhýbejte se cizím slovům, podnikatelskému slangu a zkratkám.

detail faktury
Zdroj: SuperFaktura.cz

Nejen sankce, ale také pošramocená pověst a ztráta zákazníka

Kromě pokuty od finančního úřadu hrozí, že vám nesprávně vydané faktury pošlapou dobré jméno u odběratelů. Profesionálové mají účetnictví v pořádku a nezatěžují obchodní partnery neustálými opravami dokladů. Některé zákazníky může takové jednání znechutit do té míry, až se rozhodnou spolupráci ukončit.

Nehledě na fakt, že v obchodní smlouvě bývá ukotven dodatek v tom smyslu, že zákazník hradí cenu na základě faktury mající všechny náležitosti dle platné legislativy. Pokud je doklad chybný, může (a měl by) požadovat nový. Doba potřebná k přepracování logicky prodlužuje splatnost.

Základy vystavování dokladů, které by měl dodržovat každý

Stěžejními náležitostmi faktury jsou informace o dodavateli a odběrateli. K jejich označení se používá název tak, jak je uveden v živnostenském nebo obchodním rejstříku. Název fyzické osoby vždy tvoří jméno a příjmení, nikoliv obchodní značka. Právnické osoby uvádějte včetně dodatku v jeho přesném znění (je rozdíl, zda firma používá s.r.o., nebo s. r.o.).

Nedílnou součástí informací o dodavateli a odběrateli je úplná adresa, IČ a DIČ (nezapomeňte na příponu „CZ“) a v případě fakturace do zahraničí stát.

Jak faktury správně číslovat?

Každý doklad má své unikátní číslo, které je by mělo být součástí souvislé číselné řady a zároveň identické s variabilním symbolem (z důvodu snadného spárování platby). Ačkoliv žádný ze zákonů přesnou podobu čísla faktury nedefinuje, odborníci doporučují nepoužívat písmenka a znaky. Doklad by měl být na základě číselného kódu snadno zařaditelný.

Standardně se používá jedna číselná řada pro každé jednotlivé fakturační období (obvykle rok), poté se opět začíná číslem 1. Podnikatel však může používat více číselných řad současně, aby odlišil faktury např. pro různé činnosti firmy, doklady pro české a zahraniční odběratele apod.



Sdílejte článek:
Přidat na Seznam.cz

Přidejte si Plzeňoviny na domovskou stránku Seznam.cz.

 

Sdílejte článek:
Přidat na Seznam.cz